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Affaires civiles

Accueil des usagers

Tout comme précisé dans sa mission, le service Accueil est la vitrine du CPAS, le premier service avec lequel l’usager ou le visiteur entre en contact avec le Centre. En 2012, l’accent a donc été mis sur l’harmonisation des procédures en application dans les services Accueil des différentes antennes du CPAS et sur l’intégration en son sein de certaines tâches anciennement dévolues à un service centralisé (délivrance des attestations, etc.).

En septembre 2012, l’Accueil a également été renforcé avec la constitution d’une équipe stewards à part entière. L’équipe est maintenant composée de neuf stewards qui sont formés aux méthodes de gardiennage (selon la loi Tobback). Afin d’améliorer leur visibilité, les stewards portent désormais des vêtements de travail distinctifs. Leur fonction a également été revisitée et ils seront amenés à jouer un rôle plus important à l’Accueil. Ils interviendront ainsi de manière proactive auprès du public en l’orientant vers les bons services. Avec la mise en place des bornes informatiques, ils seront également amenés à aider les usagers pour l’obtention de documents administratifs.

En 2013, il est prévu d’engager un steward supplémentaire qui viendra renforcer l’antenne du Haut dès que les travaux de réaménagement de celle-ci seront terminés. Il est également prévu d’ouvrir deux postes de chef d’équipe en 2013 pour encadrer l’équipe de stewards.

Cellule Données Usagers

Le service provisoirement baptisé « Cellule Données Usagers » a pour principal objectif la création, la mise à jour et le suivi du dossier administratif des usagers via notamment la récolte de toutes les données issues de la BCSS.

Certaines de ces informations peuvent avoir une incidence sur les droits de la personne. Or, actuellement la durée de traitement de ces informations est considérable.

La mise en place de ce nouveau service permettra d’une part de régulariser plus rapidement le dossier administratif des usagers, sans que leur présence ne soit toujours nécessaire, et d’autre part, de réduire le temps de traitement des demandes d’aide.

Ce projet s’inscrit donc dans le cadre d’une simplification administrative, de l’amélioration de la qualité du service rendu aux usagers et de la lutte contre la fraude sociale, tout en veillant au respect du traitement des données à caractère personnel et en assurant un contrôle interne efficace (accès limités à la création, modification et suppression des informations).

Cette démarche facilitera considérablement le travail des assistant(e)s sociaux(ales) en diminuant le nombre d’entretiens fixés pour des nécessités administratives et en évitant un certain nombre d’allers-retours de dossiers entre les antennes et l’administration centrale.
De plus, ces objectifs cadrent, au niveau local, avec l’E-Gouvernement dont la BCSS est un des outils.

Ressources humaines

Au travers de son département des Ressources Humaines et de ses deux sections – la section « Gestion des Ressources Humaines » et la section « Administration du Personnel » –, le CPAS continue à développer une politique des ressources humaines intégrée, contribuant au développement de sa politique sociale.

Dans ce cadre, l’année 2013 permettra de consolider des projets déjà en cours :

le développement et l’harmonisation des processus de recrutement (tests, canevas d’entretiens, etc.) ;
le développement du système de « parrainage » afin de faciliter l’intégration des nouveaux agents dans leur fonction ;
le développement des socles de base dans les plans de formation afin que les agents disposent des connaissances nécessaires à l’exercice de leur fonction mais également au bon fonctionnement de l’administration ;
le développement d’une offre de formations adaptées aux spécificités et fonctionnement de chaque service ;
l’intégration des outils développés dans le cadre du projet Columbus (qui s’est achevé en 2012) pour la gestion quotidienne des ressources humaines du CPAS : descriptions de fonction, dictionnaire et référentiel de compétences ;
le développement du suivi des agents travaillant sous contrat Article 60 en collaboration avec le département de l’Insertion Socioprofessionnelle : accueil des agents, suivi administratif pendant leur contrat ainsi que suivi auprès des partenaires où les bénéficiaires prestent leur contrat Article 60 ;
le suivi de l’implémentation du projet Capelo (projet développé par le service des Pensions du Secteur Public qui a pour objectif de réaliser une banque de données des carrières du secteur public), l’analyse de son implication pour les membres du personnel, ainsi que la mise en place de canaux d’information y relatifs.

Le département des Ressources Humaines travaillera également sur un projet basé sur la gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC). Le but est de permettre une gestion plus anticipative et préventive des ressources humaines en fonction de l’évolution de l’institution et donc des besoins en compétences y afférents. L’accent sera également mis sur le transfert des connaissances et compétences au sein des services.

Après avoir mis à disposition de la Résidence Arcadia une personne de référence « Ressources Humaines », le Centre souhaite également développer, pour les membres du personnel de la maison de repos, un système de permanence principalement pour les questions touchant à leurs formations et les questions administratives relatives à leur contrat de travail.

En 2013, le département des Ressources Humaines travaillera également sur la vision et les besoins d’un futur logiciel informatique intégrant les différentes composantes de la gestion des ressources humaines.

Informatique

Afin d’améliorer le classement, la diffusion et l’archivage des documents, le CPAS prévoit d’étendre son système de gestion électronique des documents (GED). Un système de GED est actuellement utilisé par le service Expédition pour numériser, transmettre et archiver les courriers. Cependant, ce besoin se fait ressentir dans d’autres services (service social, ressources humaines, finances, recettes, projets subsidiés), en particulier pour le traitement des factures et d’autres pièces justificatives.

Notre objectif est de réaliser, en 2013, une étude complète des besoins en GED du CPAS afin d’identifier et de mettre en place un système adapté. De plus, il faudra ensuite gérer les droits d’accès des utilisateurs, prendre en compte les nouveaux besoins du CPAS, suivre les évolutions du système de GED et veiller au bon fonctionnement de celui-ci.

Pour remplir cet objectif et réaliser ces tâches, nous prévoyons le recrutement d’un coordinateur GED à partir d’avril 2013.

Communication

A l’ère des nouvelles technologies de communication, le CPAS a décidé d’emboîter le pas en remplaçant l’Intranet actuel (qui était une plateforme de bases de données) par un nouveau site Intranet en 2013. Moyen de communication interne privilégié, Intranet nous semble effectivement un outil adéquat pour favoriser le partage et l’échange d’information, mais également développer le sentiment d’appartenance à notre institution.

Nous envisageons de collaborer avec le Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise (CIRB) afin de développer le nouveau site Intranet. Nous effectuerons un plan pluriannuel pour répartir la création de ce réseau interne et son coût sur trois années. La première année, soit en 2013, nous lancerons le site Intranet avec les informations principales et une fonctionnalité de « Qui est qui » (carnet virtuel contenant les photos et coordonnées des membres du personnel). Cette option est prioritaire pour le lancement de l’Intranet car c’est une fonctionnalité du réseau interne actuel qui est fortement utilisée par le personnel.

L’objectif de ce projet est de mettre en place un site interne plus interactif, agréable à l’emploi et offrant davantage de fonctionnalités.

Investissements

En 2013, le CPAS investira en l’acquisition de rayonnages adaptés pour l’archivage de plusieurs sites. Après la finalisation des travaux à l’antenne Maritime, une réaffectation graduelle des actuels locaux de l’antenne devra être effectuée en fonction des besoins présents et futurs.

Quant à la maison d’accueil Le Relais, elle nécessite une rénovation en profondeur. Les travaux à exécuter seront à planifier sur plusieurs années. Le contrat de quartier « Autour du Léopold » soutiendra la rénovation lourde et nécessaire afin que la maison d’accueil puisse aussi pour les années futures, jouer son rôle central dans la vie de quartier.

Pour les deux logements intergénérationnels, les maisons Kangourou, le CPAS a prévu de procéder à une rénovation de la façade.