Anderen

Burgerzaken

Onthaal van de gebruikers

Zoals gepreciseerd is in zijn missie, is de dienst Onthaal de vitrine van het OCMW, de eerste dienst waarmee de gebruiker of bezoeker in contact komt met het Centrum. In 2012 is het accent dus gelegd op de harmonisering van de procedures die van toepassing zijn in de onthaaldiensten van de verschillende antennes van het OCMW en op de integratie binnen deze dienst van verschillende taken vroeger uitgevoerd door een gecentraliseerde dienst (afgifte attesten, enz.).

In september 2012 is het Onthaal eveneens versterkt met de oprichting van een volwaardig team stewards. Het team bestaat nu uit negen stewards die opgeleid zijn wat betreft bewakingsmethodes (volgens de wet Tobback). Om hun zichtbaarheid te vergroten dragen de stewards voortaan onderscheidende werkkledij. Hun functie is eveneens herbekeken en ze zullen een belangrijkere rol gaan spelen in het onthaal. Zo zullen ze proactief optreden bij het publiek door het naar de juiste diensten door te verwijzen. Bij de plaatsing van informatiezuilen, zullen ze de gebruikers eveneens helpen om administratieve documenten te bekomen.

Er is voorzien dat er in 2013 een steward bijkomt die de antenne Hoog zal versterken van zodra de herinrichtingswerken er beëindigd zijn. Er is eveneens voorzien dat er in 2013 twee plaatsen vrijkomen voor teamchefs die de teams met stewards moeten omkaderen.

Cel Gegevens Gebruikers

De dienst die voorlopig “Cel Gegevens Gebruikers” gedoopt is, heeft als belangrijkste objectief om het administratieve dossier van de gebruikers aan te maken, up to date te houden en op te volgen via de gegevens die te vinden zijn in de KSZ.

Bepaalde informatie kan een weerslag hebben op de rechten van de persoon. Maar het verwerken van deze informatie duurt momenteel vrij lang.

Dankzij de oprichting van deze nieuwe dienst kan enerzijds het administratieve dossier van de gebruikers sneller geregulariseerd worden, zonder dat hun aanwezigheid steeds noodzakelijk is, en wordt anderzijds de behandelingsduur van de steunaanvragen ingekort.

Dit project past dus in het kader van de administratieve vereenvoudiging, de verbetering van de kwaliteit van de diensten voor de gebruikers en de strijd tegen de sociale fraude, waarbij gewaakt wordt over het respect voor de verwerking van gegevens met persoonlijk karakter en waarbij een efficiënte interne controle verzekerd wordt (gelimiteerde toegang bij het invoegen, aanpassen en wissen van informatie).

Deze stap zal het werk van de maatschappelijk werkers aanzienlijk vergemakkelijken, dankzij de vermindering van het aantal gesprekken die vastgelegd worden voor administratieve noodzakelijkheden en door het vermijden van het heen en weer zenden van dossiers tussen de antennes en de centrale administratie.
Bovendien kaderen de objectieven op lokaal niveau in het E-government, waarvan de KSZ een van de werktuigen is.

Human resources

Via het departement Human Resources en zijn twee secties – de sectie “Human Resources Management” en de sectie “Personeelsadministratie”, blijft het OCMW een geïntegreerd human resourcesbeleid voeren dat bijdraagt tot diens sociale beleid.

In dat kader zullen in het jaar 2013 projecten geconsolideerd worden die al lopende zijn:
De ontwikkeling en harmonisering van de aanwervingsprocessen (testen, interviewcanvassen, enz.);
De uitwerking van het “peterschapssysteem” om de integratie van nieuwe agenten in hun functie te vergemakkelijken;

De ontwikkeling van gemeenschappelijke basissen in de opleidingsplannen, zodat de agenten over de nodige kennis beschikken om hun functie uit te oefenen, maar ook voor de goede werking van de administratie;
De ontwikkeling van een aanbod van opleidingen die aangepast zijn aan de bijzonderheden en de werking van elke dienst;
De integratie van werkmiddelen die ontwikkeld zijn in het kader van het Columbusproject (dat in 2012 ten einde liep) voor het dagelijkse beheer van de human resources van het Centrum: functiebeschrijvingen, woordenboek en referentiesysteem van de bekwaamheden;
De uitwerking van de opvolging van de agenten die met een artikel 60-contract werken in samenwerking met het departement Socioprofessionele Inschakeling: onthaal van de agenten, administratieve opvolging tijdens het contract en opvolging bij de partners waar de begunstigden hun artikel 60-contract uitvoeren.
De opvolging van de implementatie van het Capeloproject (project ontwikkeld door de Pensioensdienst van de Overheidssector, dat als doel heeft om een databank met de carrières van de openbare sector aan te leggen), de analyse van de implicaties voor de personeelsleden, alsook het uitwerken van de informatiekanalen die er betrekking op hebben.

Het departement Human Resources zal eveneens werken aan een project dat gebaseerd is op het vooruitgeplande beheer van banen en vaardigheden. Het doel is om een anticipatiever en preventiever beheer van de human resources te bekomen in functie van de evolutie van de instelling en dus van de bijhorende noden en vaardigheden. Het accent zal eveneens op de overdracht van kennis en vaardigheden binnen de diensten gelegd worden.

Nadat aan de Residentie Arcadia een referentiepersoon voor human resources werd toegewezen, wenst het Centrum eveneens een permanentiesysteem voor de personeelsleden van het rusthuis te ontwikkelen, voornamelijk voor vragen betreffende hun opleidingen en administratieve vragen met betrekking tot hun arbeidscontract.

In 2013 zal het departement Human Resources eveneens werken aan de visie en de noden van een toekomstig informaticaprogramma dat de verschillende onderdelen van human resources management omvat.

Informatica

Om het klasseren, verdelen en archiveren van de documenten te verbeteren, voorziet het OCMW in het uitbreiden van zijn systeem voor elektronisch documentenbeheer (EDB). Er wordt vandaag al een EDB-systeem gebruikt door de Expeditiedienst voor het digitaliseren, verzenden en archiveren van de brieven. De nood is evenwel ook voelbaar in andere diensten (sociale dienst, human resources, financiën, ontvangsten, gesubsidieerde projecten), in het bijzonder voor de verwerking van facturen en andere bewijsstukken.

Ons objectief is om in 2013 een volledige studie uit te voeren van de noden op vlak van EDB voor het OCMW, zodat er een aangepast systeem uitgedacht en uitgewerkt kan worden. Daarbij moeten vervolgens de toegangsrechten van de gebruikers beheerd worden, moeten de nieuwe noden van het OCMW in aanmerking genomen worden, moeten de evoluties van het EDB-systeem gevolgd worden en moet erover gewaakt worden dat dit systeem goed werkt.

Om dit objectief te behalen en om deze taken uit te voeren, voorzien we de aanwerving van een EDB-coördinator vanaf april 2013.

Communicatie

Nu we in een tijdperk zitten met nieuwe communicatietechnologieën, heeft het OCMW beslist om op de voet te volgen door in 2013 het huidige Intranet (dat een platform was van databanken) te vervangen door een nieuwe Intranetsite. Aangezien het een van de voornaamste middelen is voor interne communicatie, lijkt Intranet ons een geschikt instrument om het uitwisselen en delen van informatie te bevorderen, maar eveneens om het gevoel van verwantschap met onze instelling te bevorderen.
We overwegen om samen te werken met het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest (CIBG) om de nieuwe Intranetsite aan te maken. We zullen een meerjarenplan uitvoeren om de aanmaak van dit interne netwerk en de kostprijs ervan over drie jaar te spreiden. In het eerste jaar, met name in 2013, zullen we de Intranetsite lanceren met de voornaamste informatie en een “Wie is wie”-functie (een digitale lijst met foto’s en coördinaten van de personeelsleden). Deze optie is prioritair voor het lanceren van Intranet aangezien deze functie op het huidige intranet vaak gebruikt wordt door het personeel.
Het objectief van dit project is om een interne site te creëren die interactief en gebruiksvriendelijk is en meer functies biedt.

Investeringen

In 2013 zal het OCMW investeren in de aankoop van aangepaste plankenkasten voor archivering op meerdere sites. Na het beëindigen van de werken in antenne Maritiem zal er een graduele herbestemming gegeven moeten worden aan de huidige lokalen van de antenne, in functie van de huidige en toekomstige noden.

In onthaaltehuis De Relais is er een grondige renovatie nodig. De uit te voeren werken zullen over meerdere jaren gepland moeten worden. Het wijkcontract “Rond Leopold” zal de zware en noodzakelijke renovatie ondersteunen zodat het onthaaltehuis ook tijdens de komende jaren een centrale rol kan spelen in het wijkleven.

Voor de twee intergenerationele woningen, de Kangoeroewoningen, heeft het OCMW een renovatie van de gevel voorzien.