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Informatique - Gestion électronique des documents

Ressources Humaines

Au travers de son département des Ressources Humaines et de ses deux sections – la section Gestion des Ressources Humaines et la section Administration du Personnel – le CPAS continue à développer une politique des ressources humaines intégrée, contribuant au développement de sa politique sociale.

Au cours de 2014, le département des ressources humaines du Centre continuera à soutenir les différents services du CPAS dans la gestion de ses équipes ainsi que chaque membre du personnel dans sa carrière. Les objectifs fixés pour 2014 portent sur les points suivants :

développement de l’utilisation des réseaux sociaux : diffusion des offres d’emploi via les medias sociaux, y publier des interviews des membres du personnel pour illustrer le travail quotidien des agents du CPAS ; adapter la page du site Internet ‘travailler au CPAS’ et la rendre plus dynamique, etc. ;
travailler sur l’image du CPAS en tant qu’employeur dynamique, innovant, à l’écoute - réflexion sur les possibilités du télétravail ;
développement de l’organisation de job days, entre autres à destination des assistants sociaux afin d’avoir un contact direct avec les candidats potentiels et montrer quelle est la réalité du travail en CPAS ;
travail sur l’ensemble des descriptions de fonction en y incluant les compétences comportementales et techniques (2014-2015) ;
compléter le panel de tests sur les compétences techniques par des tests sur les compétences comportementales ;
développer la formation des responsables d’équipes, entre autres aux techniques de management (méthode STAR pour évaluer les compétences de manière objective lors des entretiens) ;
affiner le programme d’intégration des nouveaux collaborateurs ;
développer le projet de parrainage, à savoir le support de et l’accompagnement par les responsables qui accueillent un nouvel agent ;
mettre en place un Club RH pour former/informer/échanger au sujet de thématiques et procédures RH avec les agents ;
étudier les possibilités de développer des modules e-learning pour que les travailleurs puissent auto-évaluer leurs connaissances dans les domaines clés (p.ex. lois 1965, 2002, …) ;
mettre en place une charte de mobilité interne et en informer le personnel ;
proposer des plans d’action pour travailler sur la problématique de l’absentéisme.

Informatique - Gestion électronique des documents

Afin d’améliorer le classement, la diffusion et l’archivage des documents, le CPAS prévoit d’étendre son système de gestion électronique des documents (GED). Un système de GED est actuellement utilisé par le service expédition pour numériser, transmettre et archiver les courriers. Cependant, ce besoin se fait ressentir dans d’autres services (service social, ressources humaines, finances, recette, projets subsidiés), en particulier pour le traitement des factures et d’autres pièces justificatives.

Notre objectif est de réaliser en 2014 une étude complète des besoins en GED du CPAS afin d’identifier et de mettre en place un système adapté. De plus, il faudra ensuite gérer les droits d’accès des utilisateurs, prendre en compte les nouveaux besoins du CPAS, suivre les évolutions du système de GED et veiller au bon fonctionnement de celui-ci.

Communication - Nouvel Intranet

A l’ère des nouvelles technologies de communication, le CPAS a décidé d’emboîter le pas en remplaçant l’Intranet actuel (qui était une plateforme de bases de données) par un nouveau site Intranet en 2014. Moyen de communication interne privilégié, l’Intranet nous semble effectivement un outil adéquat pour favoriser le partage et l’échange d’information, mais également développer le sentiment d’appartenance à notre institution.

Nous collaborons avec le Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise (CIRB) afin de développer le nouveau site Intranet. Ayant déjà entamé les travaux en 2013, nous effectuons un plan pluriannuel pour répartir la création de ce réseau interne et son coût sur plusieurs années. En 2014, nous lancerons le nouveau site Intranet avec les informations principales qui se trouvent sur l’Intranet actuel et une fonctionnalité de « Qui est qui » (carnet virtuel contenant les photos et coordonnées des membres du personnel). D’autres informations et fonctionnalités seront ajoutées par la suite, au fur et à mesure.

L’objectif de ce projet est de mettre en place un site interne plus interactif, agréable à l’emploi et offrant davantage de fonctionnalités.

MediPrima

MediPrima est le système informatisé imposé par le SPP Intégration sociale qui permet la gestion électronique des décisions de prise en charge de l’aide médicale par les CPAS. Ce système couvre tout le cycle des décisions d’aide médicale prises par les CPAS depuis leur création dans une base de données jusqu’à leur utilisation par les prestataires de soins. Ces décisions électroniques sont ainsi accessibles à ceux qui, dans le processus de l’aide médicale, doivent les consulter. Cela permet en effet aux prestataires de facturer leurs prestations en faveur d’un bénéficiaire de l’aide médicale aux bons débiteurs et avec les bons montants.

Le système MediPrima entrera en vigueur obligatoirement au 1er janvier 2014 et visera dans une première phase les bénéficiaires de l’aide médicale urgente. Les partenaires de ce nouveau système seront:

les CPAS, qui délivrent et consultent les décisions de prises en charge - via leurs fournisseurs de progiciels qui développent des applications informatiques pour rencontrer leurs besoins ;
les prestataires de soins – hôpitaux, docteurs, infirmiers, etc. - via leurs fournisseurs de logiciels ;
la CAAMI, qui paie les factures des prestataires pour le compte de l’État belge.

Au risque de se faire porter en compte la totalité des factures (c'est-à-dire le non paiement des factures par la CAAMI), la mise en place de ce nouveau système engendrera du travail supplémentaire pour le Centre.