Andere

Informatica - Elektronisch documentenbeheer

Human Resources

Het OCMW zet via zijn departement Human Resources en zijn twee secties – de sectie Human Resources Management en de sectie Personeelsadministratie – de ontwikkeling voort van een geïntegreerd human resourcesbeleid, dat bijdraagt aan de ontwikkeling van zijn sociaal beleid.

In 2014 zal het departement Human Resources de verschillende diensten van het OCMW blijven ondersteunen in het beheer van hun teams en elk personeelslid in zijn carrière. De doelstellingen voor 2014 richten zich op:

de ontwikkeling van het gebruik van sociale media: verspreiding van jobaanbiedingen via de sociale media, publiceren van interviews met personeelsleden om het dagelijks werk van de ambtenaren van het OCMW te illustreren, de pagina 'werken op het OCMW' op de website aanpassen en deze dynamischer maken, enz.;
werken aan het imago van het OCMW als dynamische, vernieuwende werkgever met een luisterend oor – nadenken over de mogelijkheden voor thuiswerk;
ontwikkeling van de organisatie van jobdagen, onder andere voor maatschappelijk werkers om een direct contact met de potentiële kandidaten te hebben en de realiteit van het werk op een OCMW te tonen;
werken aan alle functiebeschrijvingen door er gedrags- en technische vaardigheden aan toe te voegen (2014-2015);
de testen voor technische vaardigheden aanvullen met testen over gedragsvaardigheden;
de opleiding van teamverantwoordelijken ontwikkelen, onder andere voor managementtechnieken (STAR-methode om de vaardigheden op een objectieve manier te evalueren tijdens gesprekken);
het inschakelingsprogramma van nieuwe medewerkers verfijnen;
het project voor peterschap ontwikkelen, namelijk de ondersteuning en het begeleiden van nieuwe medewerkers door de verantwoordelijken;
een HR-club oprichten om te vormen/informeren/uit te wisselen met de agenten op vlak van HR-thema’s en procedures;
de mogelijkheden bestuderen om e-learningmodules te ontwikkelen zodat de werknemers hun kennis van de belangrijkste domeinen zelf kunnen evalueren (bijvoorbeeld wetten 1965, 2002, …);
een intern mobiliteitshandvest opstellen en het personeel ervan op de hoogte brengen;
actieplannen voorstellen om het probleem van absenteïsme aan te pakken.

Informatica - Elektronisch documentenbeheer

Om het klasseren, verdelen en archiveren van de documenten te verbeteren, voorziet het OCMW in het uitbreiden van zijn systeem voor elektronisch documentenbeheer (EDB). Er wordt vandaag al een EDB-systeem gebruikt door de Expeditiedienst voor het digitaliseren, verzenden en archiveren van de briefwisseling. De nood is echter ook voelbaar in andere diensten (sociale dienst, human resources, financiën, ontvangsten, gesubsidieerde projecten), in het bijzonder voor de verwerking van facturen en andere bewijsstukken.

Ons doel is om in 2014 een volledige studie uit te voeren van de noden van het OCMW op het vlak van EDB, zodat we een aangepast systeem kunnen uitdenken en uitwerken. Vervolgens moeten we de toegangsrechten van de gebruikers beheren, de nieuwe noden van het OCMW in aanmerking nemen, de evoluties van het EDB-systeem opvolgen en erover waken dat dit systeem goed werkt.

Communicatie - Nieuw Intranet

Nu we volop in een tijdperk zitten met nieuwe communicatietechnologieën, heeft het OCMW beslist om op de voet te volgen door in 2014 het huidige Intranet (dat een platform was van databanken) te vervangen door een nieuwe Intranetsite. Aangezien het een van de voornaamste middelen is voor interne communicatie, lijkt het Intranet ons een geschikt instrument om het uitwisselen en delen van informatie te bevorderen, maar eveneens om het gevoel van bij onze instelling te horen, te vergroten.

We werken samen met het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest (CIBG) om de nieuwe Intranetsite te ontwikkelen. De werken werden aangevat in 2013 en we zullen een meerjarenplan uitvoeren om de aanmaak van dit interne netwerk en de kostprijs ervan over verschillende jaren te spreiden. In 2014 zullen we de nieuwe Intranetsite lanceren met de voornaamste informatie die zich op het huidig Intranet bevindt en een “Wie is wie”-functie (een digitale lijst met foto’s en gegevens van de personeelsleden). Andere inlichtingen en functionaliteiten zullen nadien geleidelijk aan toegevoegd worden.

Het doel van dit project is om een interne site te creëren die interactief en gebruiksvriendelijk is en meer functies biedt.

Mediprima

MediPrima is het IT-systeem opgelegd door de POD Maatschappelijke Integratie dat het mogelijk maakt om de beslissingen tot tenlasteneming van de medische hulp door de OCMW’s elektronisch te beheren. Dit systeem dekt de volledige cyclus startend bij de aanmaak in een databank van de beslissingen die door de OCMW’s worden genomen voor medische hulp, tot en met het gebruik ervan door de zorgverstrekkers. Deze elektronische gegevensbank is steeds toegankelijk voor iedereen die in de loop van het proces van medische hulp de beslissingen moeten kunnen raadplegen. Via deze tool kunnen de verstrekkers immers hun prestaties ten gunste van een gerechtigde op medische hulp factureren aan de juiste personen en met de juiste bedragen.

Het MediPrima-systeem treedt verplicht in werking op 1 januari 2014 en is in een eerste fase gericht op de begunstigden van dringende medische hulp. De partners van dit nieuwe systeem zijn:

de OCMW’s die de beslissingen tot tenlasteneming leveren en raadplegen via hun softwareleveranciers die de informaticatoepassingen ontwikkelen om aan hun noden tegemoet te komen;
zorgverstrekkers – ziekenhuizen, dokters, verpleegkundigen, enz. - via hun respectieve softwareleveranciers;
de HZIV die de facturen betaalt van de zorgverstrekkers voor het gedeelte ten laste van de Belgische Staat.

Met het risico dat de totaliteit van de facturen aangerekend wordt (dit wil zeggen de niet-betaling van de facturen door de HZIV), zal de inwerkingtreding van dit nieuwe systeem extra werk voor het Centrum met zich meebrengen.